Privacy in condominio. Quello che devi sapere.

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Privacy in condominio. Quello che devi sapere.

Se abiti in un condominio saprai perfettamente che la questione trattamento dati personali è un aspetto molto importante la cui violazione può portare a problemi e multe. La privacy in condominio è infatti un aspetto molto delicato e preciso che merita un approfondimento.

Dal 25 maggio 2018 è entrata in vigore la nuova normativa e il garante della privacy ha istituito il GDPR, manuale ufficiale che contiene tutte le norme riguardanti la privacy, non solo del condominio.

Per quanto riguarda la normativa sulla protezione dei dati personali, i condòmini devono essere considerati contitolari di un medesimo trattamento dei dati di cui l’amministratore ha la concreta gestione; tale contitolarità rende lecita per ciascun condomino la conoscenza dei dati raccolti ed utilizzati correntemente presso il condominio per le finalità riconducibili alla disciplina dettata dagli artt. 1117 e ss. del c.c..

Poiché l’amministratore di condominio ha la rappresentanza legale del condominio, egli assume il duplice ruolo di titolare del trattamento (articolo 24 del regolamento), quale legale rappresentante del condominio, e di responsabile del trattamento (articolo 28 del regolamento) per quanto si riferisce a quelle attività che svolge in virtù del rapporto di mandato verso il Condominio, quando nominato formalmente.

Ma come si deve comportare? Quali sono le regole relative al trattamento dati in condominio?

 

#facciamoilpunto

 

Cosa vuol dire trattamento dei dati personali?
L’informativa del trattamento dati personali in condominio. Perché è importante?
Che cosa è il registro anagrafe condominiale?
Può l’amministratore comunicare i dati personali dei condomini?
Privacy in condominio e telecamere di sorveglianza.
Come gestire la privacy in condominio di un condomino moroso.

 

 

Cosa vuol dire trattamento dei dati personali?

Ecco la definizione di “trattamento dei dati personali” secondo le definizione del Regolamento Europeo.

Per trattamento di dati personali si intende – secondo le definizioni del Regolamento Europeo –  qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

Il trattamento dei dati personali (e quindi anche la privacy in condominio) può essere gestita sia in modo manuale, sia in modo informatico attraverso un gestionale che si base sull’utilizzo di un database.

Nel caso di un condominio, questo è considerato un entro di gestione dal diritto e quindi, non avendo una sua organizzazione interna, deve necessariamente dotarsi di una struttura che gestisca i dati del condominio riguardanti sia i condomini che tutti coloro ad esso collegati.

Questo è un altro dei motivi per cui è necessario nominare un amministratore di condominio che, oltre che occuparsi di tutta la gestione amministrativa ed operativa del condominio, deve – secondo le istruzioni fornite dal condominio stesso – gestire il trattamento dati e quindi la privacy in condominio.

Il titolare del trattamento dati è quindi il condominio e colui che dà esecuzione delle procedure tecnico- organizzative della privacy in condominio,  è proprio l’amministratore di condominio.

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Informativa del trattamento dati personali in condominio. Perché è importante?

Chi e come gestire il trattamento dati privacy in condominio.

Il condominio in qualità di titolare del trattamento dei dati al fine di correttamente gestire tutti i dati dei quali viene a conoscenza  deve redigere un’informativa privacy.

L’informativa privacy consiste in un documento – che può essere cartaceo o informatico – dove vengono espressamente indicate le finalità del trattamento dei dati, la loro modalità di trattamento e il tempo di permanenza di tali dati all’interno degli archivi – siano essi cartacei o informatici.

Per il trattamento dei dati personali non è necessario il consenso da parte dei condomini, in quanto è implicito nel mandato attribuito all’amministratore di condominio, ma per alcuni dati diviene necessario ed un’informativa completa ed un’autorizzazione completa diviene fondamentale al fine di non correre rischi.

 

Che cosa è il registro anagrafe condominiale?

Come gestire tutti i dati dei condomini nel pieno della privacy in condominio.

L’amministratore di condominio per poter svolgere il suo lavoro, ripartire le spese, convocare assemblee etc., deve necessariamente conoscere i dati personali di tutti i condomini quali i dati anagrafici. Oltre a questo deve essere in possesso di tutti i dati catastali dell’immobile che amministra. Ce lo dice il codice civile (Art. 1130 c.c.)

Tutte queste informazioni vanno a formare il registro di anagrafe condominiale. I dati contenuti nel registro di anagrafe condominiale dovranno essere protetti, conservati e trattati secondo principio di pertinenza e, quindi, solo per gli scopi indicati nell’informativa privacy sopracitata e quindi solo per finalità connesse alla gestione condominiale.

Per esempio, contravverrebbe al principio di pertinenza un uso improprio del numero di cellulare fornito dal condomino.

 

Può l’amministratore comunicare i dati personali dei condomini?

L’amministratore non può cedere i dati personali dei condomini al fine di rispettare la privacy in condominio.

La legge stabilisce che l’amministratore di condominio non possa cedere ad altri i dati personali dei condomini a tutela della privacy in condominio se non espressamente autorizzato dal condomini in tal senso.

Ci sono però dei casi per cui l’amministratore di condominio è autorizzato a comunicare le generalità del condominio. Questo può avvenire, per esempio, quando un’azienda esterna debba effettuare dei lavori nelle parti comuni del condominio, come per esempio l’installazione di un nuovo ascensore.

O ancora i dati dei condomini possono essere comunicati a terzi dall’amministratore del condominio nei soli casi previsti dalla legge (es art. 63 disp. att. c.c.).

 

Privacy in condominio e telecamere di sorveglianza.

Tutte le regole per la loro gestione.

Il capitolo videosorveglianza è spesso un argomento delicato per quanto riguarda la privacy in condominio. Spesso, nonostante le telecamere di sorveglianza siano installate per la sicurezza di tutti e, quindi, per controllare spazi comuni quali box o giardini, alcuni condomini non sono d’accordo. Proprio perché le telecamere vanno a registrare momenti quotidiani di chi circola in condominio si entra in tema di trattamento di dati personali e quindi la questione si complica e le regole da seguire sono molto precise e gli incombenti sono maggiori e le procedure per procedere all’installazione devono essere seguite con molta attenzione.

Il Garante della Privacy stabilisce, ad esempio, infatti, l’obbligo di segnalare con dei cartelli la presenza di telecamere di sorveglianza. Le immagine registrate dalle telecamere possono essere conservate per un massimo di 24/28 ore e devono essere tutelate da un sistema di sicurezza.

Le videocamere di sorveglianza devono per legge inquadrare solo aree e spazi comuni e le immagini registrate possono essere visionate solo nel caso in vengo compiuto un illecito all’interno del condominio e solo dall’amministratore di condominio e non da tutti i condomini.

A tutela della privacy in condominio, l’installazione delle telecamere di videosorveglianza deve essere deliberata dalla maggioranza dei presenti in assemblea di condominio che rappresentino la maggioranza dei millesimi.

Per conoscere tutto sull’installazione di videocamere di sorveglianza in condominio leggi qui.

Come gestire la privacy in condominio di un condomino moroso.

Nel rispetto della privacy in condominio

Anche la gestione dei condomini morosi lato privacy in condominio è molto delicata.
Spesso viene chiesto all’amministratore di condominio di affiggere sulla bacheca condominiale solleciti di pagamento per i condomini morosi.

Questo è assolutamente vietato dalla legge in quanto lede la privacy andando incontro ad un  possibile reato di diffamazione.

Eventuali solleciti o ingiunzioni di pagamento devono essere comunicati nel pieno rispetto della privacy dall’amministrazione condominiale direttamente al condomino o ai condomini morosi.

Leggi qui per sapere come gestire morosità in condominio.

 

Il nostro studio è sempre molto attendo al rispetto della privacy di tutti i condomini. I nostri consulenti della SPAR  ci seguono e ci supportano nell’elaborazione dei sistemi e dei processi secondo quanto previsto dalla normativa vigente.

Contattaci per dubbi o per un incontro conoscitivo.

Ci prendiamo cura dei nostri condomini.